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Die Inventur: Ein lästiges aber notwendiges Übel

Am Ende des Tages, Monats, Jahres steht die Zahl. Und die soll bitte nicht nur schwarz sein, sondern auch noch etwas Gewinn für den Eigentümer verheißen. Gerade viele unerfahrene Selbständige hadern mit sauberer Warenwirtschaft. Ein Plädoyer für die Inventur.

 

 

Der Job des Bartenders: Lange ausschlafen, gemütlich Kaffee trinken und den Abend in witziger Atmosphäre damit verbringen, ein paar Getränke zuzubereiten und zu verkaufen. Dass diese Beschreibung nicht einmal an der Oberfläche kratzt, ist mittlerweile – gottlob! – vielen Menschen bekannt. Eine der lästigen Pflichten wollen wir heute einmal unter die Lupe nehmen: Die Inventur.

Bunte Drinks und graue Theorie

„Das Erfassen der Warenbestände durch Zählen, Wiegen und Schätzen.“ So lautete seinerzeit die recht schwammige Umschreibung, mit der mir die Inventur seitens der Berufsschule in der Ausbildung zum Hotelkaufmann näher gebracht wurde. Trockene und langweilige Materie, wenn man im praktischen Alltag zwischen Veranstaltungsorganisation und Barschichten wechselt. Eine sorgfältige Kalkulation und Inventur ist jedoch unabdingbar, dies zeigt sich spätestens dann, wenn man Verantwortung erhält und dem Inhaber Rechenschaft schuldig ist.

Wie oft und wann?

Wurde früher mit Hilfe ausgedruckter Listen gearbeitet, die nur selten auf aktuellem Stand waren und sich bei der die Übertragung mindestens ebenso aufwändig präsentierten wie das Zählen selber, so erleichtern einem heutzutage moderne Arbeitsgeräte wie Tablet und verschiedene Apps die Arbeit ungemein. Gezählte Werte direkt in eine Tabelle einzutragen und sofort ein Ergebnis zu sehen, macht die Sache deutlich interessanter und schafft einen direkteren Bezug zum Vorgang.

Aber wie oft macht man sie nun, die ungeliebte Zählerei? Eine jährliche Bestandsaufnahme sieht der Gesetzgeber vor. Ob dies ausreicht, bleibt jedem selbst überlassen. Eine wirkliche Aussagekraft über ordentliche Kalkulation und einen passenden Wareneinsatz nur einmal im Jahr zu bekommen, scheint allerdings sehr oberflächlich.

Der Monat – ein idealer Rhythmus?

Beinahe alle befragten Bartender gaben an, die Inventur monatlich durchzuführen. Jeder der Kollegen konstatierte aber auch, dass diese Aufgabe wirklich zu den lästigen Pflichten gehört. In höchstem Maße notwendig ist sie aber zum Beispiel für Steffen Goubeaud, Barmanager im Roomers in Frankfurt: „Ein schlechter Wareneinsatz kann zeigen, dass man als Verantwortlicher seine Mischkalkulation nicht mehr im Griff hat. Ein Beispiel: Ein höherer Umsatz mit Champagner und hochwertigen Rotweinen bei gleichbleibendem Erlös über die anderen Felder ist für den Wareneinsatz nicht gerade zuträglich, da man hier andere, d. h. niedrigere Gewinnmargen aufgrund der hohen Einkaufspreise anlegt. Über eine regelmäßige Inventur lassen sich Trends erkennen, die dementsprechend schnell in der Preiskalkulation Berücksichtigung finden müssen.“

Wer es ganz genau wissen möchte, zählt seinen Bestand allabendlich. Verschiedene Entwickler bieten zu diesem Zweck Apps an, die eine tägliche Bestandsaufnahme erleichtern sollen. Eine dieser Apps ist das amerikanische Programm „Partender“. Einmal konfiguriert, sind die Füllhöhen der Flaschen mit einer Handbewegung erfasst und die Cloud übernimmt die Kalkulation im Hintergrund. Fein säuberlich wird einem dann das Ergebnis in Form einer Excel-Liste übertragen.

Klingt im ersten Moment interessant? Ist es sicher, egal ob im Falle täglicher oder monatlicher Inventur. Allerdings wird man im günstigsten Fall mit 149 US-$ pro Monat für diesen Service zur Kasse gebeten. Eine stolze Summe, die für die meisten kleineren Bars wahrscheinlich nicht im Verhältnis zum Nutzen steht. Für größere Häuser mit mehreren Outlets wäre die Anschaffung aber sicher eine Überlegung wert.

Zählen als tägliche Routine? Bitte nicht!

Aber, möchte man dies wirklich machen? Jeden Tag eine Inventur, auch wenn sie mit einem Fingerzeig pro Flasche schnell von der Hand geht? Gehen wir einmal von einer normalen Bar aus: Etwa 200 Flaschen im Rückbüffet und noch einmal genau so viele im Lager. Die vom Entwickler veranschlagten 15 Minuten am Ende der Schicht scheinen doch sehr optimistisch veranschlagt. Nicht konkret zu beziffern ist zudem der Faktor, wie genau das tägliche Prozedere genommen wird, wenn der Barmann nach einer schweißtreibenden Schicht am Wochenende noch einmal jede Flasche in die Hand nehmen soll.

Was in einer kleinen Hotelbar auf dem Lande mit wenigen Flaschen im Regal vielleicht noch umzusetzen ist – von der Sinnhaftigkeit sehen wir hier mal ab – scheint für mittlere und größere Unternehmen mit ambitionierter Auswahl doch richtiggehend unsinnig. Eine tägliche Inventur in einer Bar wird in der Praxis also die absolute Ausnahme bleiben.

Der Moment der Wahrheit

Um zeitnah die Umsetzung seines kalkulierten Wareneinsatzes überprüfen zu können und um schlimmerem Schaden wie zum Beispiel durch Diebstahl schnell auf die Schliche zu kommen, bleibt die monatliche Inventur allerdings unverzichtbar. Anpassung der Preise, Kontrolle und Schulung der Mitarbeiter bezüglich Genauigkeit können so relativ schnell angepasst werden. In vielen Fällen wird mit Excel-Listen gearbeitet, die eine sofortige Auswertung liefern – von den befragten Bartendern waren es nur wenige, die mit Programmen wie KOST oder einer der verschiedenen angebotenen Apps arbeiten.

Die Oberfläche, die „Partender“ bietet, wäre ungemein brauchbar für eine schnelle und möglichst genaue Zählung. Allein die Kosten sind abschreckend. Als Alternative gibt es beispielsweise für iOS-Geräte das Programm „Inventur“ von der Softwareschmiede SNC. Hier findet sich immerhin ein Barcodescanner, mit dem sich Artikel schnell erfassen und zählen lassen. Verschiedene Mitarbeiter können mit mehreren Geräten gleichzeitig arbeiten und am Ende wird alles zentral zu einer Liste zusammengeführt. Mit einem Preis von unter zehn Euro erscheint diese App als günstiges Tool zur Erfassung von Beständen. Zumal man sich zuerst einmal in einer kostenlosen Probeversion damit auseinandersetzen kann.

Die Bar in der Hand des Tablets

Auch an anderer Stelle kommen mobile Geräte in der Bar vermehrt zum Einsatz. Nämlich als Kassensystem. Ordentlich programmiert, können sie die ausgeschenkten Waren sehr übersichtlich erfassen und zeigen einem mit der Inventur sofort die Missstände auf. Leider liegt genau hier der Haken, wie auch Goubeaud konstatiert: „Wer individuell auf die Wünsche seiner Gäste eingehen möchte, kann nicht jedes erdenkliche Rezept hinter einem Artikel hinterlegen. Man stelle sich nur 100 verschiedene Whiskeys vor, die alle als Basis für einen Sour dienen könnten.“ Einen vollkommen korrekten Wert zu bekommen ist also eigentlich unmöglich.

Und auch wenn man niemals vollkommen stimmige Werte erhält: ohne eine anständige Inventur ist es für einen Verantwortlichen an der Bar unmöglich, die Wirtschaftlichkeit seines Geschäfts zu kontrollieren. Egal, wie sehr man diese Tage als junger Barmitarbeiter verflucht, mit wachsender Verantwortung werden diese Momente immer wichtiger. Denn wer den Traum einer eigenen Bar irgendwann in die Tat umsetzen möchte, ist gut beraten, diesen Aufgaben von Beginn an so viel Aufmerksamkeit zu schenken wie nur irgend möglich. Denn Auszeichnungen, schönstes Design und ausschließlich Raritäten im Regal sind am Ende des Jahres nur wenig wert, wenn die gesamte Bilanz nicht stimmt.

Credits

Foto: Schreibtisch via Shutterstock

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